Dokumentenmanagement A-Z

E-Mail-Archivierung

die längerfristige Speicherung von E-Mails in einem Archivierungssystem .

E-Mails müssen fälschungssicher, transparent und nachvollziehbar archiviert werden. Dabei müssen die folgenden gesetzlichen Regeln eingehalten werden: "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) sowie die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS).

Was die technische Seite angeht, können E-Mails serverseitig oder clientseitig archiviert werden. Bei der serverseitigen Archivierung werden ein- und ausgehende E-Mails automatisch vom Server in das Archivierungssystem übertragen. Bei der clientseitigen Archivierung archiviert der Benutzer die E-Mails von Hand.

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