Dokumentenmanagement A-Z

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

System zur Verwaltung von papiergebundenen und elektronischen Dokumenten in EDV-Systemen. Ein DMS umfasst die folgenden Aufgaben: Archivieren, speichern, drucken, einlesen und wiederfinden von Dokumenten, Unterstützung bei der Bearbeitung, der Verwaltung, Weitergabe und Ablage von Dokumenten.

Dokumentenmanagementsysteme gibt es seit Mitte der 90er Jahre und wurden bis vor einigen Jahren fast nur in großen Unternehmen eingesetzt. Heute sorgen die gesetzlichen Anforderungen der GDPdU und die daraus resultierende Datenflut dafür, dass sich auch mittelständige Unternehmen Gedanken über Dokumentenmanagementsysteme machen müssen. Die heutigen DMS-Lösungen sind auch für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich.

Der Vorteil eines DMS besteht u.a. darin, dass Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf benötigte Daten und Dokumente haben und dadurch viel Zeit bei der Suche eingespart wird.

DMS werden heute oft als Electronic Document Management (EDM), Electronic Records Management (ERM) sowie Enterprise Content Management (ECM) bezeichnet.

 

Eine Auflistung und Bewertung von Dokumentenmanagementsystemen finden Sie z.B. bei Heise,
http://www.heise.de/download/office/dokumentenmanagement-50000505023/

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