Dokumentenmanagement A-Z

Dokumentenmanagement

die elektronische, meist datenbankgestützte, Verwaltung elektronischer Dokumente.

Dabei liegen die Dokumente entweder als digital erzeugte Dateien vor oder als digitale Kopien von Dokumenten in Papierform.

Zur Verwaltung der elektronischen Dokumente werden Dokumentenmanagementsysteme (engl. document management system, DMS) verwendet.

Zu den Kernaufgaben des Dokumentenmanagements gehören: Erfassung, Ablage, Verwaltung und Suche.

Erfassung:digitale Dokumente, Dokumente in Papierform
Ablage:Sicherung, Archivierung, Versionierung, Wiederherstellung
Verwaltung:Nutzerrechte, Metainformationen, Ablagestruktur
Suche:Suchanfragen über eine Volltextsuche oder Metainformationen, Gruppieren von Dokumenten zu Wissenseinheiten über Metainformationen,Berücksichtigung der Zugriffskontrolle

Über einen Workflow können den Mitarbeitern die entprechenden Dokumenten zum passenden Zeitpunkt bereitgestellt werden.

Andere Bezeichnungen für Dokumentenmanagement sind Enterprise Document Management oder Compound Document Management.

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