Dokumentenmanagement A-Z

Dokumentenmanagement A-Z

 

Dokumentenmanagement beinhaltet alle Abläufe und Prozesse, die mit der Administration von Dokumenten zusammenhängen.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen ein schnelleres Auffinden von Dokumenten und Informationen, sie sparen Speicherplatz und Papier. Weitere Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen sind: Revisionssichere Archivierung, Versionierung von Änderungen, Zugriffsmöglichkeit durch unterschiedliche Mitarbeiter.

Ein DMS bietet viele Möglichkeiten, Dokumente zu verschlagworten und weitere Informationen hinzuzufügen. Außerdem verfügen DMS meist über umfangreiche Such- und Filterfunktionen. Damit können auch große Mengen an Dokumenten schnell und gezielt nach einzelnen Informationen durchsucht werden.

Zur digitalen Archivierung kommt entweder lokal installierte Software zum Einsatz oder - in zunehmendem Umfang - auch Cloud-basierte Systeme.

Zu den wesentlichen Aufgaben des Dokumentenmanagements gehören: Erfassung, Ablage, Verwaltung und Suche.

Erfassung:digitale Dokumente, Digitalisierung von Dokumenten in Papierform
Ablage:Sicherung, Archivierung, Versionierung, Wiederherstellung
Verwaltung:Nutzerrechte, Metainformationen, Ablagestruktur
Suche:Suchanfragen über eine Volltextsuche oder Metainformationen, Gruppieren von Dokumenten zu Wissenseinheiten über Metainformationen,Berücksichtigung der Zugriffskontrolle

Rund ums Dokumentenmanagement gibt es zahlreiche Begriffe, die vielleicht nicht jeder kennt.
Schauen Sie doch mal rein, ins Online-Lexikon Dokumentenmanagement A-Z .